Hur minskar man personalomsättningen?

Att medarbetare byter jobb är en naturlig del av arbetslivet. Men när många lämnar samma organisation under kort tid kan det bli både kostsamt och svårt att bygga en stabil verksamhet.

Hög personalomsättning kan påverka kontinuitet, kompetens, arbetsbelastning, kundrelationer och kulturen på arbetsplatsen.

Att minska personalomsättningen handlar däremot inte om att försöka få alla medarbetare att stanna för alltid.

Målet är att skapa en arbetsplats där människor som passar i organisationen har goda skäl att vilja stanna, utvecklas och bidra över tid.

Vad är personalomsättning?

Personalomsättning beskriver hur stor andel av organisationens medarbetare som lämnar och ersätts under en viss period.

En viss personalomsättning är naturlig och kan även vara positiv.

Problem kan uppstå när organisationen återkommande förlorar värdefull kompetens eller när människor lämnar av orsaker som företaget faktiskt hade kunnat påverka.

Varför slutar medarbetare?

Människor lämnar arbetsplatser av många olika skäl.

Vanliga orsaker kan vara:

• Bristande ledarskap
• Begränsade utvecklingsmöjligheter
• Hög arbetsbelastning
• Dålig arbetsmiljö
• Brist på uppskattning
• Otydliga förväntningar
• Svag företagskultur
• Bristande förtroende
• För låg ersättning
• Bättre möjligheter någon annanstans

Det är därför viktigt att förstå varför medarbetare säger upp sig i den egna organisationen istället för att utgå från generella antaganden.

8 sätt att minska personalomsättningen

1. Förstå varför människor lämnar

Börja med fakta.

Analysera exempelvis:

• Exitintervjuer
• Medarbetarundersökningar
• Frånvaromönster
• Personalomsättning mellan olika team
• Återkommande feedback
• Hur länge människor stannar

Om ovanligt många lämnar samma avdelning eller chef kan det finnas ett lokalt problem som behöver undersökas.

2. Utveckla ledarskapet

Relationen till närmaste chef påverkar ofta upplevelsen av arbetsplatsen.

Bra ledarskap handlar bland annat om:

• Tydliga förväntningar
• Förtroende
• Kommunikation
• Feedback
• Stöd
• Rättvisa
• Förmågan att lyssna

Chefer behöver därför inte bara vara duktiga på verksamheten. De behöver också få möjlighet att utveckla sitt ledarskap och förstå vad som kännetecknar en bra ledare.

3. Skapa utvecklingsmöjligheter

En medarbetare behöver inte alltid byta företag för att ta nästa steg.

Skapa möjligheter att:

• Lära sig nya färdigheter
• Ta större ansvar
• Delta i nya projekt
• Byta roll internt
• Utvecklas inom sitt specialistområde
• Förbereda sig för framtida ledarroller

När människor kan se en framtid inom organisationen minskar behovet av att söka utveckling någon annanstans. Det hänger tätt ihop med hur du motiverar dina medarbetare över tid.

4. Ge regelbunden feedback och uppskattning

Medarbetare ska inte behöva vänta på ett årligt utvecklingssamtal för att få veta hur det går.

Regelbunden feedback skapar tydlighet. Fördjupa dig gärna i hur du ger feedback som fungerar.

Uppskattning behöver samtidigt vara konkret och genuin.

Förklara vad personen gjorde bra och varför det hade betydelse.

Det stärker både lärande och känslan av att den egna insatsen uppmärksammas.

5. Skapa en hållbar arbetsbelastning

Tillfälliga intensiva perioder förekommer på många arbetsplatser.

Men om hög arbetsbelastning blir permanent kan den påverka både prestation, motivation och viljan att stanna.

Ledare behöver därför uppmärksamma:

• Orimliga krav
• Otydliga prioriteringar
• Återkommande övertid
• Brist på resurser
• Otillräcklig återhämtning

Att en medarbetare klarar en hög arbetsbelastning under en period betyder inte att situationen är hållbar på lång sikt. Läs mer om hur du förebygger stress på arbetsplatsen.

6. Bygg en kultur människor vill vara en del av

Företagskultur skapas genom vardagliga beteenden.

Hur behandlas människor?

Vad händer när någon gör ett misstag?

Kan medarbetare säga vad de tycker?

Lever ledarna efter organisationens värderingar?

Kulturen påverkar människors upplevelse av tillhörighet och kan vara en viktig anledning både till att människor stannar och till att de lämnar. Här kan det vara värdefullt att arbeta medvetet med hur ni skapar en stark företagskultur och skapar arbetsglädje.

7. Skapa delaktighet och förtroende

Människor vill ofta kunna påverka sitt arbete.

När varje detalj styrs uppifrån kan känslan av ansvar och engagemang minska. Det påverkar direkt hur ni lyckas skapa engagemang på arbetsplatsen.

Ge därför medarbetare lämpligt utrymme att fatta beslut, komma med idéer och påverka hur arbetet genomförs.

Förtroende behöver kombineras med tydliga mål och ansvar, och bygger på att du som ledare visar vägen. Läs mer om hur du bygger förtroende som ledare.

8. Agera innan medarbetaren säger upp sig

Exitintervjun är värdefull, men då är det ofta redan för sent.

Ha regelbundna samtal även med människor som verkar trivas.

Fråga exempelvis:

• Vad fungerar bra just nu?
• Vad skulle kunna fungera bättre?
• Vad får dig att vilja stanna här?
• Finns det något som frustrerar dig?
• Vad skulle du vilja utveckla framöver?
• Finns det något du saknar från mig som ledare?

Sådana samtal kan hjälpa organisationen att upptäcka problem långt innan någon lämnar in sin uppsägning.

Vad kostar hög personalomsättning?

När en medarbetare lämnar uppstår fler konsekvenser än kostnaden för en ny rekrytering.

Organisationen kan också påverkas av:

• Förlorad kompetens
• Rekryteringstid
• Introduktion av nya medarbetare
• Lägre produktivitet under upplärning
• Ökad belastning på kvarvarande personal
• Förlorade kundrelationer
• Försämrad kontinuitet

Det gör arbetet med att behålla rätt människor till en strategisk fråga, inte bara en HR-fråga.

Ska man försöka behålla alla medarbetare?

Nej.

Låg personalomsättning är inte automatiskt ett mål i sig.

Ibland är det rätt att människor går vidare. En organisation förändras och både verksamhetens och individens behov kan utvecklas.

Fokus bör därför ligga på att undvika onödig och oönskad personalomsättning, framför allt när värdefulla medarbetare lämnar på grund av problem som organisationen hade kunnat påverka.

Vanliga misstag

Att bara höja lönen

Lön kan vara en viktig faktor, men löser inte automatiskt problem med ledarskap, kultur, arbetsbelastning eller utvecklingsmöjligheter.

Att börja agera först när någon säger upp sig

Arbetet med att behålla medarbetare behöver ske kontinuerligt.

Att behandla alla medarbetare likadant

Olika människor värdesätter olika saker.

Att ignorera dåligt ledarskap

Om personalomsättningen är särskilt hög i ett visst team behöver organisationen våga undersöka varför.

Att samla in feedback utan att agera

Om medarbetare återkommande berättar om samma problem utan att något förändras kan förtroendet minska ytterligare.

Sammanfattning

Att minska personalomsättningen handlar i grunden om att skapa en arbetsplats där människor har goda förutsättningar att lyckas och utvecklas.

Bra ledarskap, tydlig kommunikation, utvecklingsmöjligheter, rimlig arbetsbelastning, uppskattning och en stark företagskultur kan alla bidra.

Men börja med att förstå den egna organisationen.

Ta reda på varför människor lämnar – och framför allt vad som får de bästa medarbetarna att vilja stanna.

Vanliga frågor

Vad är en normal personalomsättning?

Det finns ingen nivå som är optimal för alla organisationer. Personalomsättningen varierar mellan branscher, roller och arbetsmarknader. Det viktigaste är att följa utvecklingen över tid och förstå varför människor lämnar.

Hur kan man minska personalomsättningen?

Organisationer kan arbeta med bland annat bättre ledarskap, utvecklingsmöjligheter, regelbunden feedback, hållbar arbetsbelastning, delaktighet och en stark företagskultur.

Varför är hög personalomsättning ett problem?

Hög personalomsättning kan innebära förlorad kompetens, ökade rekryteringskostnader, större arbetsbelastning för kvarvarande medarbetare och sämre kontinuitet.

Hur får man bra medarbetare att stanna?

Försök förstå vad medarbetarna värdesätter och skapa goda förutsättningar för utveckling, ansvar, uppskattning, förtroende och ett hållbart arbetsliv.

Är låg personalomsättning alltid bra?

Nej. En viss personalomsättning är naturlig och kan vara positiv. Målet bör framför allt vara att minska oönskad personalomsättning där värdefulla medarbetare lämnar av orsaker som organisationen hade kunnat påverka.